Portál pro předškolní vzdělávání statutárního města Ostravy (dále též „Portál“) je určen k poskytování informací o mateřských školách zřizovaných statutárním městem Ostrava. Portál slouží rovněž k přípravě a vygenerování tiskopisu žádostí o přijetí k předškolnímu vzdělávání (dále jen „Žádost“). Při využívání služeb Portálu může docházet ke zpracování osobních údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále též „Nařízení GDPR“)

Pokud žadatel (zákonný zástupce dítěte) poskytne prostřednictvím Portálu souhlas se zpracováním osobních údajů, jsou předvyplněné údaje ze Žádosti uloženy v Informačním systému Ovron statutárního města Ostravy, kde jsou připraveny pro další zpracování v rámci správního řízení – zápisu do MŠ. Žádost je zároveň při vydání (vygenerování formuláře) označena unikátním registračním číslem dítěte.

Osobní údaje předvyplněné žadatelem na formuláři Žádosti jsou zpracovávány za účelem

• Zjednodušení procesu přijímacího řízení
• Možnosti kontaktování žadatele nebo zasílání automatických notifikací
• Vydání jednoznačného identifikátoru Žádosti (registrační číslo)
• Ověření stavu podání a výsledků přijímacího řízení žadatelem
• Možnosti rozšířených služeb pro žadatele – např. tisk předvyplněné žádosti v MŠ

Právním titulem zpracování osobních údajů je souhlas subjektu údajů dle ustanovení Nařízení GDPR a souvisejících právních předpisů. Souhlas subjektu údajů je vyjádřen elektronickou formou před vygenerováním tiskopisu přihlášky.

Osobní údaje zpracovává mateřská škola uvedená na Žádosti, statutární město Ostrava, Magistrát města Ostravy, odbor kultury a školství, zřizovatel mateřské školy jakožto společní správci. Příjemci osobních údajů jsou v omezeném rozsahu rovněž poskytovatel informačního systému OVRON, tedy statutární město Ostrava, konkrétně odbor projektů IT služeb a outsourcingu, jakož i jejich externí poskytovatelé IT služeb, kteří technicky zajišťují chod informačního systému pro evidenci dětí, na které se vztahuje povinné předškolní vzdělávání.

Zápisy na další školní rok

• Osobní údaje na základě poskytnutého souhlasu subjektu údajů dle textu výše jsou zpracovávány po dobu od vydání/vygenerování přihlášky žadatelem do termínu přijímacího řízení. V případě, že žadatel uskuteční podání přihlášky v termínu stanoveném pro zápis na další školní rok, údaje jsou dále zpracovávány v souladu s potřebou správního řízení a plnění zákonných povinností správce osobních údajů (viz rovněž poučení v textu žádosti).
• V případě, že se žadatel rozhodne přihlášku ve stanoveném termínu zápisu nepodat, dojde k automatické anonymizaci osobních údajů, a to dne následujícího po uplynutí 1 měsíce od posledního dne stanoveného termínu zápisu do příslušné mateřské školy.

Žádost o přijetí v průběhu kalendářního roku

Pokud žadatel využije Portál pro předvyplnění žádosti o přijetí v rámci běžícího školního roku a žádost není podána, dojde k anonymizaci osobních údajů dne následující po uplynutí 1 měsíce od vygenerování žádosti.

Subjekt údajů (zákonný zástupce dítěte) může souhlas odvolat podáním odvolání vůči příslušné mateřské škole na kontaktní údaje uvedené v katalogu MŠ, případně podáním vůči zřizovateli (příslušnému městskému obvodu) či Magistrátu města Ostravy, a to osobně nebo písemnou formou. K odvolání souhlasu lze využít formulář zveřejněný zde. V případě odvolání souhlasu formou elektronického podání (e-mail, datová schránka) není vyžadován elektronický podpis. Odvoláním souhlasu nepozbývá platnosti již přidělené registrační číslo dítěte v případě, že bude Žádost v termínu zápisu doručena na zvolenou mateřskou školu.

Petr Štětka, e-mail: gdpr@moore-czech.cz, tel. kontakt: +420 734 647 701
Smlouva na zajištění služeb pověřence pro ochranu osobních údajů byla uzavřena s Moore Advisory CZ s.r.o., se sídlem Karolínská 661/4, Karlín, 186 00 Praha 8; zastoupená jednatelem Ing. Radovanem Haukem, ID datové schránky q4hs4wu.

Informace o veškerých právech žadatelů a možnostech jejich uplatnění ve vztahu k ochraně osobních údajů jsou pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování osobních údajů uvedeny na internetových stránkách SMO, jednotlivých zřizovatelů a mateřských škol.